Trong giao diện làm việc của Google Sheets, chúng ta bấm vào nút SHARE để có thể chia sẻ, thêm tài khoản khác cùng làm việc trên 1 file. Sau khi bấm nút SHARE thì cửa sổ thiết lập chia sẻ (Share with others) sẽ hiện ra như sau: + People: Tên người hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ. Tên người ở đây có thể là tên bạn đã đặt cho 1 tài khoản google drive của người nào đó. 

+ Hình cây bút: Thiết lập quyền cho người được chia sẻ, bao gồm: 

• Can edit: có thể chỉnh sửa, thay đổi nội dung trong file (hình cây bút) 

• Can comment: có thể thêm góp ý, bình luận vào file nhưng không sửa được nội dung trong file (hình hộp thoại) 

• Can view: chỉ có quyền xem mà không được bình luận hay chỉnh sửa nội dung (hình con mắt) 

Khi thêm một tài khoản để chia sẻ tài liệu trên google sheets thì chúng ta cần lưu ý thiết lập quyền cho người đó ngay tại thời điểm khi thêm mới. Bởi vì khi phân quyền thì sẽ có thể phát sinh thêm những yếu tố như: người khác tự ý thay đổi, sửa, xóa nội dung đã có trong file… gây ảnh hưởng tới quá trình làm việc. 

 2. Cách thay đổi quyền đã được thiết lập của một tài khoản 

Sau khi đã chia sẻ file, chúng ta cũng có thể thay đổi quyền của các tài khoản đã được chia sẻ. Để làm việc này chúng ta có thể bấm vào mục Advanced trong cửa sổ Thiết lập chia sẻ (Share with others) Trong cửa sổ Advanced, chúng ta sẽ thấy các tài khoản đã được chia sẻ, tương ứng với đó là các quyền của mỗi tài khoản: Owner: Chủ sở hữu, người tạo ra file google trang tính đó. Người này có quyền cao nhất Người được chia sẻ: tùy theo các quyền: quyền edit, quyền comment, quyền view mà có thể làm được gì trong file google trang tính này. Chúng ta có thể thiết lập lại quyền của các đối tượng. Trong đó quyền Owner là không thể thay đổi được bởi người khác. 

Ngoài tính năng chia sẻ, phân quyền trong cả file, chúng ta còn có thể thiết lập phân quyền sau hơn tại từng Sheet: Cho phép trong số những người được phân quyền edit thì chỉ có 1 số người được edit trong 1 sheet quan trọng, ví dụ như các sheet dữ liệu đặc biệt, sheet báo cáo riêng cho 1 bộ phận… Để làm việc này chúng ta thực hiện như sau: 

• Bước 1: Bấm chuột phải vào Sheet muốn phân quyền và chọn Protect Sheet 

• Bước 2: Thiết lập phạm vi bảo vệ trong sheet

• Enter a description: thêm mô tả, thông báo về việc khóa Sheet để cảnh báo tới những tài khoản được chia sẻ khi họ thao tác tới sheet này 

• Range/Sheet: Có thể bảo về một vùng nhất định trong 1 Sheet hoặc toàn bộ cả Sheet đó. Ngoài ra chúng ta có thể chọn thêm các sheet khác cần khóa bằng cách chọn tên Sheet ở bên dưới. 

• Set permissions: thiết lập quyền cho các tài khoản. Khi bấm vào mục này thì chúng ta sẽ có thể thiết lập chỉ cho phép ai trong số những người được chia sẻ có thể edit nội dung này. Ví dụ như sau: Sau khi thiết lập phân quyền xong chúng ta bấm vào mục Done để hoàn tất thủ tục. Chúng ta có thể thiết lập phân quyền tới 20 tài khoản trong nội dung này.

 4. Bỏ chế độ khóa Sheet / Protect Sheet 

Để bỏ khóa sheet, chúng ta bấm chọn protect sheet tương tự như khi thực hiện khóa để mở cửa sổ Protected sheets and range. Trong mục này chúng ta bấm vào biểu tượng tên sheet có hình ổ khóa. Trong mục này chúng ta có thể bấm vào biểu tượng thùng rác để xóa bỏ chế độ khóa Sheet:

Trong giao diện của google trang tính, chúng ta chọn thẻ File và chọn Version History. 

Trong mục này chọn tiếp See Version history (phím tắt là Ctrl + Alt + Shift + H)

Khi chọn xong, google Sheets sẽ chuyển sang giao diện xem lại lịch sử. Phía bên phải màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Version history. Trong cửa sổ này ghi rõ thời gian sửa, phiên bản, tên người sửa. Khi bấm vào từng mục thời gian thì chúng ta sẽ xem lại được nội dung và giao diện cửa sổ google sheets tại thời điểm đó. Nếu có sự thay đổi về tên của phiên bản google trang tính thì chúng ta có thể chọn mục Only show named version (chỉ hiện tên phiên bản) và chọn để xem các phiên bản trước khi đổi tên. 

Khi chọn 1 thời điểm trong cửa sổ lịch sử để xem nội dung tại thời điểm đó, chúng ta sẽ thấy tại thanh phía trên bên trái màn hình xuất hiện mục Mục này cho phép khi bấm vào ô Restore this version thì có thể quay trờ lại thời điểm đó trong lịch sử. Như vậy khi chúng ta vô tình xóa 1 nội dung nào đó (hoặc 1 tài khoản khác xóa nội dung trong file) thì chúng ta hoàn toàn có thể khôi phục lại thời điểm trước khi xóa với tính năng này

 . Như vậy qua bài viết này hy vọng rằng chúng ta có thể yên tâm làm việc trên Google Sheets bằng cách thiết lập phân quyền cho các tài khoản được rồi. Google Sheet là một ứng dụng rất tốt có thể thay thế được cho Excel trong môi trường làm việc online. Hãy tận dụng những lợi thế đó để làm việc tốt hơn bạn nhé.