Sau khi nhập dữ liệu vào Excel, thao tác tiếp theo bạn thường làm là định dạng. Định dạng tức là việc bạn thiết lập cách thức thể hiện của dữ liệu. Mục đích giúp dễ nhìn hơn, dễ phân biệt hơn. 

Ví dụ: khi bạn nhập 1 dãy số trong Excel là 4526300 tại ô A1 và ô C1, sau khi định dạng cho ô C1 là Number, chúng ta sẽ thấy dãy số có dạng 4,526,300 (trong đó đã tự thêm dấu ngăn cách phần nghìn là dấu phẩy) 

    Bạn có thể định dạng cho 1 ô riêng lẻ, 1 vùng nhiều ô hoặc là cả 1 dòng, 1 cột. Chỉ cần bạn chọn đối tượng muốn định dạng, sau đó mở Format Cells. Mở Format cells thì có nhiều cách: 

- Cách 1: Bấm chuột phải vào đối tượng bạn đã chọn và chọn mục Format cells 

- Cách 2: Bấm phím tắt Ctrl + 1 

- Cách 3: bấm vào vị trí ô vuông ở góc dưới trên thanh công cụ, tại thẻ Home 

    Nhiều người nghĩ rằng khi định dạng Number thì dữ liệu sẽ tự chuyển từ dạng Text sang Number, hoặc định dạng Text thì dữ liệu sẽ tự chuyển từ dạng Number sang Text. Suy nghĩ này là sai lầm. Bản chất dữ liệu là cái hình thành khi bạn nhập dữ liệu. Do đó việc nhập cái gì, nhập đúng hay không là điều quan trọng nhất. Phần này đã nói ngay ở chương 1 rồi. Bản chất này không bị thay đổi thông qua việc định dạng. 

    Vì dữ liệu được nhập vào Excel thường không phải từng ô riêng lẻ, mà ở dạng bảng. Do đó dữ liệu trên cùng 1 hàng hoặc trên cùng 1 cột thường cùng 1 loại dữ liệu (Ngày / Số / Văn bản). Để tránh trường hợp mỗi ô trên 1 cột thể hiện 1 dạng khác nhau, chúng ta sẽ cần định dạng cho cả cột đó về cùng 1 kiểu. Thống nhất định dạng ngày tháng về dạng dd/MM/yyyy 

● Với dạng Số, bạn có thể định dạng để thêm dấu ngăn cách phần nghìn, phần thập phân, thêm dấu %, thêm số 0 ở phía trước... 

● Với dạng Ngày tháng, thời gian bạn có thể thay đổi thứ tự thể hiện là Ngày trước tháng sau, hoặc ghi Tháng theo tên tiếng anh… 

● Riêng với dữ liệu Text (văn bản) không bị thay đổi dù bạn có định dạng thế nào đi nữa. 

     Vì nếu chỉ nhìn bằng mắt thường, bạn sẽ có thể không xác định đúng kiểu dữ liệu. Điều đó dẫn tới việc dữ liệu không định dạng được, không tính toán đúng. Bạn sẽ không biết nguyên nhân tại sao bạn tính nhẩm ra 1 kết quả, trong khi Excel tính ra 1 kết quả khác. 

Ví dụ: Hàm Vlookup không tìm được kết quả dù viết đúng cú pháp 

    Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy bằng mắt thường là số điện thoại cần tìm ở ô E2 là của Bình (tại dòng A3:B3). Tuy nhiên hàm VLOOKUP lại không ra kết quả dù đã viết đúng cú pháp. Nguyên nhân là dữ liệu trong ô E2 và A3 khác nhau về kiểu dữ liệu, dù mắt thường nhìn thấy không khác nhau. 

5. Cách phân biệt kiểu dữ liệu 

    Khi bạn nhập nội dung (hay còn gọi là dữ liệu) vào Excel thì thường dữ liệu đó thuộc 1 trong 2 kiểu sau đây: 

- Kiểu Number: Gồm dữ liệu là dạng số (chỉ toàn các con số) hoặc dạng Ngày tháng, thời gian. 

- Kiểu Text: Là dữ liệu có chứa ký tự là chữ cái, hoặc được bắt đầu với dấu nháy đơn (dấu ‘ ) 

    Để kiểm tra dữ liệu trong 1 ô có phải là kiểu Number hay không, chúng ta dùng hàm ISNUMBER như sau: =ISNUMBER(ô_cần_kiểm_tra) 

● Nếu kết quả là TRUE, ô đó đúng là chứa dữ liệu kiểu Number 

● Nếu kết quả là FALSE, dữ liệu trong ô đó không phải kiểu Number. 

    Để kiểm tra dữ liệu trong 1 ô có phải là kiểu Text hay không, chúng ta dùng hàm ISTEXT như sau: =ISTEXT(ô_cần_kiểm_tra) 

● Nếu kết quả là TRUE, ô đó đúng là chứa dữ liệu kiểu Text 

● Nếu kết quả là FALSE, dữ liệu trong ô đó không phải kiểu Text. Kiểm tra kiểu dữ liệu trong ô A3 và ô E2 với hàm ISNUMBER 

    Khi kiểm tra bằng hàm ISNUMBER cho 2 ô A3 và E2, chúng ta thấy kết quả khác nhau (A3 là TRUE, E2 là FALSE). Như vậy đúng là kiểu dữ liệu khác nhau, dẫn tới hàm VLOOKUP không ra kết quả. 

    Bạn có biết tại sao ở cột A lại vừa viết số điện thoại có số 0 ở trước, vừa có dấu cách xen giữa mà vẫn giữ được kiểu dữ liệu là Number không? Định dạng số điện thoại bằng Custom Format